Vom Chaos zur Harmonie: Projektmanagement im Wandel

Frankfurt am Main, 01.04.2015 – Über die geschäftlichen Vorteile der Cloud und superschnellen mobilen Breitband wird viel diskutiert. Neue Technologien lassen echte Mobilität und on-demand Intelligence Realität werden. Sie ermöglichen es den Menschen, zu ihren eigenen Zeiten zu arbeiten und führen zu schlankeren, produktiveren Arbeitsplätzen. Indessen wird aber wenig darüber gesagt, dass Projektmanager unter größerem Druck als je zuvor stehen, sich an die wachsende Rolle der Technologie in Organisationen, die zunehmende Globalisierung im Geschäftsalltag sowie an die steigenden Kundenerwartungen anzupassen.

Eine unabhängige Studie (the Chaos Theory) untersuchte kürzlich, wie diese Belastungen europäische Business-Gepflogenheiten beeinflussen und wie sich dadurch die Zusammenarbeit in Projekten ändert. Die Forschungsarbeit zeigt auf, dass nicht effiziente Arbeitsweisen den Projektmanagern bis zu 20 Arbeitstage im Jahr kosten und Stress, verpasste Deadlines sowie überzogene Budgets verursachen. Die Folge: sinkende Produktivität und Projektchaos. Die Frage in diesem Kontext lautet also: Wie können Projektmanager mit einer Welt Schritt halten, in der Datenflut und ständige Verfügbarkeit den Ton angeben?

Sichere Daten
Technologie wird häufig als Lösung für die aktuellen Probleme des Projektmanagements gesehen. Tatsächlich gehen drei Viertel der Projektmanager davon aus, dass neue Management- und Collaboration-Tools zu pünktlicheren Projekten führen. Zwei Drittel denken, dass diese Technologien dabei helfen, die Kosten besser zu kontrollieren.

Gleichwohl gibt es auch Risiken. Sichere Datenhaltung war nie so wichtig wie heute. Doch während zwei Drittel der Projektmanager Zugang zu sensiblen Daten in ihrer Organisation haben, kann nur die Hälfte sehen, wer ein bestimmtes Dokument gelesen, geändert oder heruntergeladen hat.

Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Clouds gleich sind. Viele kostenlose Tools setzen sensible Daten einem Risiko aus, weil sie große Schlupflöcher haben, die leicht entdeckt werden können. Nur adäquate Sicherheitsvorkehrungen können Manager, ihre Teams, Umsatz und Reputation schützen.

Projektmanager müssen sicherstellen, dass ihre Teams die Risiken freier Tools kennen, und solche Werkzeuge auswählen, die von dritter Seite zertifiziert und mit der neuesten Verschlüsselungstechnik ausgestattet sind. Mit einer einfachen, offenen, unternehmensweiten Politik und einer gesunden Balance zwischen Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit bei sämtlichen technologischen Entscheidungen können Projektmanager sehr gut verhindern, dass Daten in falsche Hände gelangen.

Integration von echter Mobilität und nahtloser Kommunikation
Teams brauchen Kommunikation und Zusammenarbeit ohne Einschränkungen. Außerdem brauchen sie Tools, die es ihnen ermöglichen, von beliebigen Devices, wann und wo auch immer, auf Daten zuzugreifen und ihren Job zu machen. Doch trotz der wachsenden Anzahl Cloud-basierter, virtueller Werkzeuge für Laptops, Smartphones und Tablets, bereitet das Kommunikationsdefizit bei den Teammitgliedern den Projektmanagern große Kopfschmerzen.

Integrierte, leicht anwendbare Systeme reduzieren die Komplexität und eliminieren das Kommunikationschaos. Projektmanager nutzen dadurch die Vorteile echter Mobilität und Datenverfügbarkeit und können gleichzeitig die Kontrolle zurückgewinnen, um Projekte angemessen zu planen und zu managen.

Bessere Arbeitsplätze – online und offline
Schlanke Arbeitsbereiche benötigen die richtigen Werkzeuge, um effiziente Zusammenarbeit und maximale Produktivitätsgewinne zu generieren – unabhängig davon, wo sich die einzelnen Teammitglieder aufhalten. Unternehmen aller Größen haben zunehmend geografisch verteile Teams und führen flexible Arbeitsmodelle ein; daher suchen Projektmanager heute Cloud-basierte Tools, mit denen sich virtuelle Projekträume schaffen lassen. Dort können sie mit ihren Teams so effizient arbeiten und kommunizieren, als ob sie sich im selben Büro befinden.

Die meisten Projektmanager glauben, dass sie mit besseren Collaboration Plattformen ihre Zeit, die Budgets und ihre Teams effektiver managen könnten. Trotzdem wird nur die Hälfte beim Einsatz neuer Technologien von ihrer IT-Abteilung unterstützt.

Es ist äußerst wichtig, dass Projektmanager ihre IT Teams für innovative Arbeitsweisen wie digitale Kanban- oder Gantt-Tools mit ins Boot holen. So können Teams in der Cloud kollaborativ planen und umsetzen, während der Projektmanager jederzeit einen kompletten Überblick über den Projektfortschritt hat.

Die neuesten Trends führen außerdem zu Änderungen bei den physischen Arbeitsplätzen. Immer mehr Organisationen transformieren ihre Büros, um online wie offline agilere und schlankere Arbeitsplätze zu gestalten. Schlanke, kollaborative Arbeitsplätze stehen ganz im Zeichen von flachen Hierarchien statt Änderungen „von oben“. Sie erzeugen zufriedenere, kommunikativere Teams, die sich mehr für die gemeinsamen Ziele und das Unternehmen als Ganzes engagieren.

Beseitigen Sie das Projektmanagement-Chaos
Um Projekte erfolgreich managen zu können, brauchen Projektmanager eine Balance aller Elemente – ein motiviertes Team, einfache Zusammenarbeit, reibungslose Kommunikation sowie die Aufgaben rechtzeitig und budgettreu erledigen. Ist dies gewährleistet, laufen Projekte wie ein Uhrwerk. Doch wenn nur eines der Elemente schief läuft, ist das Gleichgewicht gestört und Chaos die unvermeidbare Folge.

Während der schnelle technologische Fortschritt manche Organisationen schutzlos trifft, sind die neuesten Innovationen von unschätzbarem Wert für Projektmanager, um chaotische und ineffiziente Arbeitsweisen in den Griff zu bekommen. Die Nutzung von Werkzeugen, die neue Arbeitsweisen ermöglichen, treibt kluge, Ziel-fokussierte Zusammenarbeit voran und sichert letztlich den Projekterfolg.

Projektmanager, die innovative Arbeitsweisen mit Hilfe der neuesten Technologie einsetzen, werden in der heutigen digitalen Welt führend sein, wenn es darum geht, das Projektmanagement-Chaos in Harmonie zu transformieren.

Opinionpaper von Maria Nordborg

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