Ergebnisse der Österreich Benchmark-Studie zeigen Unternehmen Wege aus dem Ressourcen- und Kapazitätsdilemma auf

Wien – 30. März 2015

Unternehmen, die in der Lage sind, ihr Know-how in den Bereichen Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung zu steigern, können ihre Probleme und Risiken deutlich mindern und Geschäftschancen erfolgreicher umsetzen. So lautete die Schlussfolgerung der jährlichen globalen Vergleichsstudie 2014 über Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung. Diese Studie wurde nun um eine Studie ergänzt, in der ausschließlich österreichische Unternehmen befragt wurden. Die Österreich Benchmark-Studie zu Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung 2014/15 ist von Planview in Zusammenarbeit mit pma – Projekt Management Austria durchgeführt worden. Bei der Benchmark-Studie 2014/15 haben 126 Führungskräfte (im Vergleich dazu: weltweit 480 Führungskräfte) aus Österreich den Reifegrad ihres Unternehmens in den Bereichen Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung eingeschätzt und die damit einhergehenden Chancen, Risiken, Probleme und Best Practices bewertet.

Fazit: „Je höher der Reifegrad, desto geringer die Probleme“

Die Studien zeigen, dass Unternehmen mit einem hohen Reifegrad ihre Hauptprobleme um 20 bis zu 70 Prozent verringern können (weltweit waren es 30 bis 60 Prozent). Zu diesen Problemen zählen unter anderem ein mangelnder Überblick über die Ressourcenauslastung, fehlende Transparenz über die Ressourcenkapazität und die Verfügbarkeit von Statusberichten. 32 Prozent der befragten Führungskräfte in Österreich konnten ihrem Unternehmen einen hohen Reifegrad bescheinigen. Im Vergleich dazu bescheinigten weltweit 30 Prozent der Führungskräfte ihren Unternehmen einen hohen Reifegrad.

Hauptprobleme im Ressourcenmanagement und in der Kapazitätsplanung sind lösbar

Als Hauptprobleme im Ressourcenmanagement nennen 77 Prozent der österreichischen Unternehmen mit einem niedrigen Reifegrad, dass häufige Veränderungen sich auf die Ressourcenzuteilung und -verfügbarkeit auswirken, gefolgt von einem mangelnden Überblick über die Ressourcenauslastung, den 69 Prozent angeben. Demgegenüber wird letzteres von österreichischen Unternehmen mit einem hohen Reifegrad gar nicht erwähnt. Dies ist ein erstes Anzeichen dafür, dass das Dilemma lösbar ist. [[Abb. 1]] Hinsichtlich der unterschiedlich wahrgenommenen Hauptprobleme der Kapazitätsplanung gibt es einen weiteren Hinweis auf eine Lösung des Dilemmas: Während 56 Prozent der Unternehmen in Österreich mit einem niedrigen Reifegrad keinen ganzheitlichen Überblick über den Projektbedarf und die Ressourcenkapazität haben (weltweit 72 Prozent), führen nur 5 Prozent der Unternehmen mit einem hohen Reifegrad dieses Problem an (weltweit 19 Prozent). [[Abb. 2]]

Ursachen für die Schwierigkeiten

Schwierigkeiten, die sich aus einem niedrigen Reifegrad ergeben, resultieren vor allem aus einem Daten-oder Informationsproblem, so die Österreich Benchmark-Studie. Denn den Unternehmen mit einem niedrigen Reifegrad mangelt es sowohl an aktuellen und historischen Daten als auch an detaillierten Informationen über die vorhandenen Kapazitäten und Ressourcen. [[Abb. 3 ]] Verbesserungen können daher nur eintreten, wenn entsprechende Prozesse, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten durch die Chefetage eingeleitet und unterstützt werden.

Risiken falls keine Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden

Werden für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung keine optimierten Prozesse und aktuelle Technologien verwendet, gaben die Befragten folgende Geschäftsrisiken an: Die österreichischen Unternehmen nannten als Risiken erhöhte Projektkosten (54 Prozent), nicht termingerecht fertiggestellte Projekte (52 Prozent), unzufriedene Kunden (48 Prozent) sowie unzureichende Qualität (47 Prozent). Die weltweit Befragten gaben am häufigsten die Risiken Umsatzverlust (51 Prozent), verpasste Geschäftschancen (51 Prozent) und unzufriedene Kunden (28 Prozent) an.

Zusammenfassung

Unternehmen, die das Ressourcendilemma gelöst haben,

• verstehen, dass Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung unterschiedliche, aber miteinander in Wechselbeziehungen stehende Disziplinen sind, die beachtet und verbessert werden müssen, um die Ressourcenauslastung, Effizienz und Profite zu steigern;
• haben einen ganzheitliche Sicht sowohl auf den Projektbedarf als auch auf die Ressourcenkapazität; und
• investieren in Personal, Prozesse und Technologien, um in beiden Bereichen Verbesserungen zu erzielen und die Hauptproblempunkte spürbar zu mindern.

Hintergrund zur Benchmark-Studie // Glossar

Selbsteinschätzungen der Befragten zum Reifegrad

Zu Beginn der Online-Umfrage sollten die Teilnehmer einschätzen, wie ausgereift Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung in ihrem Unternehmen sind. Beim Reifegrad standen zur Auswahl „Niedrig“ (Stufe1 oder 2) „Fortgeschritten“ (Stufe 3) und „Hoch“ (Stufe 4 oder 5). Der Aufgabenbereich der Befragten wurde folgenden Kategorien zugeordnet: unternehmensweit 36 Prozent (im Vergleich dazu global: 39 Prozent), Geschäftssparte 42 Prozent (41 Prozent), abteilungsweit 20 Prozent (15 Prozent) Sonstiges 2 Prozent (global: 5 Prozent). Reifegrad wird gemeinhin als die Fähigkeit einer Organisation hinsichtlich einer bestimmten Methode oder eines Handlungs- und Führungsmodells beschrieben. Jeder Reifegrad ist ein Entwicklungsplateau in der Prozessverbesserung der Organisation. Ressourcenmanagement umfasst den Aufgabenbereich der laufenden taktischen Zuordnung von Mitarbeitern (Personaldisposition) für geplante und ungeplante Aktivitäten, die Auswahl und Identifikation der Ressourcen nach Fähigkeit, Typ, Kostenaufwand und/oder anderen Kriterien sowie die Pflege der aktuellen Ressourcendaten. Kapazitätsplanung umfasst das Einschätzen und Beurteilen der Ressourcenverfügbarkeit während der Auswahl und Priorisierung von Projekten wobei die Fähigkeiten und Qualifikation der Ressourcen sowie der jeweiligen Arbeitsaufwandes zu einzubeziehen ist. Stellt somit sicher, dass das Unternehmen auch über die notwendigen Kapazitäten verfügt, um Investitionen zum richtigen Zeitpunkt zu tätigen und mit den richtigen Ressourcen umzusetzen.

Weitere Informationen

• Die Österreich Benchmark-Studie kann bei Planview per kostenfrei bezogen werden
• Die Globale Benchmark-Studie in deutscher Sprache

[[Bildmaterial zur Österreich Benchmark-Studie – hochauflösende Motive auf Wunsch per E-Mail]] Abb. 1: Hauptprobleme beim Ressourcenmanagement in Relation zum Reifegrad Abb. 2: Hauptprobleme bei der Kapazitätsplanung in Relation zum Reifegrad Abb. 3: Ursachen für die Schwierigkeiten im Ressourcenmanagement und in der Kapazitätsplanung Abb. 4: Geschäftsrisiken basierend auf unzureichendem Ressourcenmanagement und schlechter Kapazitätsplanung