Zeitverschwendung schadet Unternehmen enorm

Zentrale Ergebnisse der Studie:
• Ineffiziente Prozesse (44%), zu viel Schreibarbeit (43%) und Meetings (41%) sind die häufigsten Gründe für Zeitverschwendung in Organisationen.
• Mitarbeiter und Kunden sind von der mangelnden Effizienz am meisten betroffen.
• Nur 40% der Führungskräfte, und zwar diejenigen, die eng mit ihren IT-Abteilungen zusammenarbeiten, glauben, dass sich der ROI einer Investition in eine neue Technologie leicht messen lässt.
• Mehr als die Hälfte der befragten Führungskräfte (56%) würde eine zusätzliche halbe Stunde am Tag lieber für sich selbst als für das Unternehmen nutzen.
• Persönliche Entwicklung, Weiterbildung der Mitarbeiter und die Modernisierung von Unternehmensprozessen sind die Bereiche, in denen zusätzlich verfügbare Zeit am ehesten investiert würden.
• Fast alle Führungskräfte (96%) sind der Meinung, dass neue Technologien die Effizienz verbessern würden.

Im Rahmen der Studie „Powering Productivity“ wurden 515 Führungskräfte und Entscheidungsträger, von der zweiten Führungs- bis zur Vorstandsebene, in den USA, Großbritannien, den Niederlanden, Skandinavien und Deutschland befragt. Ziel war dabei die Erforschung der Einstellungen, Herausforderungen und Chancen von Unternehmen bezüglich Produktivitätssteigerung, Investition in neue Technologien sowie der Minimierung von unnützem Aufwand.

“Mangelnde Produktivität ist nicht nur ein Problem für das Managementteam. Mitarbeiter und Kunden leiden offensichtlich am meisten unter ineffizienten Arbeitsmethoden”, sagt Maria Nordborg, Director Customer Experience Projectplace bei Planview. „Wir können sehen, dass Effizienz und die Investition in neue Technologien Hand in Hand gehen. Daher muss die Führungsspitze genau definieren, was Effizienz für ihre Organisation bedeutet. Findet das nicht statt, ist die ROI-Berechnung nur ein weiterer unproduktiver Prozess, der zu weiterer Zeitverschwendung und unnützem Aufwand führt.“

Folgen der Zeitverschwendung
Die Studie „Powering Productivity“ zeigt, dass Ineffizienz am Arbeitsplatz ein zentrales Managementproblem ist. Der häufigste Grund für Zeitverschwendung im Tagesgeschäft sind ineffiziente Prozesse (44%), gefolgt von einer Überlastung durch zu viel Schreibarbeit (43%) und Meetings (41%). Weitere Hemmnisse, die zur Zeitverschwendung beitragen, sind Kommunikationsdefizite und Reisezeit.

Ineffizienz im Unternehmen ist mehr als ein Ärgernis für das Management. Die Untersuchung kommt zu dem Ergebnis, dass vor allem Mitarbeiter (57%) und Kunden (48%) darunter zu leiden haben. Die Last der Effizienzprobleme könnte auf lange Sicht zu Mitarbeiter- und Kundenfluktuation führen.

Technologie ist der zentrale Ansatzpunkt, um die unternehmerische Performance zu maximieren. Fast alle Führungskräfte (96%) sind davon überzeugt, dass durch den Einsatz von Technologien Unternehmen effizienter werden können. Mit den richtigen Werkzeugen bekommen Organisationen die benötigte Zuversicht, um ihre Produktivitätsziele zu erreichen. Dieses Vertrauen ist eng an den Einsatz von Technologien gebunden. Entsprechend sind in der Studie 53% der Befragten, welche die Maßnahmen zur Effizienzsteigerung in ihrem Unternehmen als technik-basiert ansehen, „sehr zuversichtlich“ hinsichtlich des Unternehmenserfolgs. Die Befragten in Unternehmen, in denen Technologien nur zögernd eingesetzt werden, sind nur zu 14% „sehr zuversichtlich“ bezüglich des Geschäftserfolgs. Lediglich die deutschen Führungskräfte sind hier pessimistischer: unabhängig von der technologischen Ausrichtung des Unternehmens sind hier nur 15% sehr zuversichtlich, die gesteckten Ziele zur Effizienzsteigerung zu erreichen.

Erholung oder reinvestieren?
Frühere Studien haben bereits gezeigt, dass Zeitverschwendung häufig aus inneffizienten Arbeitsweisen resultiert. Wenn Führungskräfte die verschwendete Zeit zurückhaben könnten – wofür würden sie sie nutzen? Würden sie die gewonnene Zeit zur Erholung nutzen oder sie ins Business reinvestieren? Über die Hälfte (56%) würde sie zur Erholung verwenden bzw. die zusätzliche Zeit für sich persönlich nutzen. Nur 44% würden die gewonnene Zeit wieder in die Arbeit stecken; bei den befragten Deutschen liegt dieser Wert sogar nur bei 35%.

Auf die Frage an alle Studienteilnehmer, wie diese zusätzliche Zeit für das Unternehmen nutzen würden, lag der Fokus mehr auf der persönlichen Weiterentwicklung als auf gängigen Arbeitsaufgaben. Mehr als die Hälfte (56%) würde in die eigenen persönliche Weiterentwicklung investieren. 44% würden andere Mitarbeiter coachen. Im Vergleich dazu würde nur ein Drittel Wachstumsmöglichkeiten sondieren oder neue Produkte für das Unternehmen evaluieren.

Den eigenen ROI kennen
Ein zunehmend wichtiger Aspekt für moderne Unternehmen ist es, einen deutlichen ROI bei Investitionen in Software oder anderen Technologien zu identifizieren. Doch nur 40% der Unternehmen sind der Meinung, dass die Bestimmung des ROI vor und nach der Investition in neue Technologien einfach zu bewerkstelligen ist.

Maria Nordborg führt weiter aus: „Effizienz und Produktivität zu definieren und umzusetzen, kann durchaus hart sein. Ebenso verhält es sich mit der Bestimmung des ROI von Technologien zur Steigerung der Produktivität. Die Studie zeigt, dass die IT-Abteilung eine große Hilfe sein kann, um Wege aufzuzeigen, wie Effizienzgewinne gemessen werden können.“

Führungskräfte, die einen engen Bezug zur IT-Abteilung haben, sind eher in der Lage einen potenziellen ROI zu identifizieren und zu bewerten. So finden rund zwei Drittel (63%) der Befragten mit einem hohen IT-Support-Level es einfach, den ROI vor und nach einer Investition in eine neue Technologie zu ermitteln. Von den Befragten mit mittlerem oder geringem IT-Support glaubt dies nur ein knappes Drittel (29%). Die vollständige Studie „Powering Productivity“ ist unter diesem Link erhältlich.